Artikel er publiceret på Arbejdsmiljoviden.dk oktober 2011
Muligheden for selv fleksibelt at vælge og sammensætte sin vagtplan har givet mere overskud og mindre sygefravær på Kirke Stillinge Plejecenter.
Samarbejdet og trivslen er styrket
– Det er meget mere end IT-system, hvor man selv kan lægge vagter. Det er en hel kulturændring. Så klart så leder Gitte Clausen og koordinator Lillian Nielsen potentialet, da de blev tilbudt at være med i projekt Trisa – Trivsel via selvvalgt arbejdstid.
I efteråret 2010 startede den stille revolution på Kirke Stillinge Plejecenter, nær Slagelse. I løbet af knap et år er der vendt op og ned på medarbejdernes vante forestillinger, om hvornår og hvor længe de skal være på arbejde – og samarbejde og trivsel på plejecentret er styrket.
Slagelse Kommune har tidligere i et TænkeTanks-projekt fået plejemedarbejdernes forslag til, hvad der vil gøre dem gladere for at gå på arbejde. Baggrunden var, at man gerne vil forebygge overbelastning af de stadig færre, der vælger at arbejde i sektoren og dermed også både fastholde dem i jobbet og rekruttere nye.
Medarbejderne ønsker indflydelse på arbejdstiden
– De kunne godt tænke sig at have mere indflydelse på deres arbejde, fortæller Tanja Hansen fra Center for ældre, som har været projektleder.
Arbejdstidsplanlægningen er et centralt område, som binder medarbejderne sammen, og ideen er, at medarbejderne både får indflydelse på deres egen arbejdstid men også lærer at drage omsorg for og vise respekt for hinandens ønsker og behov – og samtidig får vist den tillid, der ligger i at få pålagt ansvaret.
Rutiner skal tilpasses borgerne
Da Kirke Stillinge Plejecenter fik tilbuddet om at være med, kunne de sagtens se nogle muligheder for at øge fleksibiliteten, så det i højere grad er borgeren, som plejecentrets rutiner tilpasser sig.
– Vi ville gerne vende det lidt på hovedet og løsne op på de meget firkantede, strukturerede rulleplaner, som ligger fast og nærmest ikke er til at rykke rundt med, uden at medarbejderne bytter indbyrdes, siger leder Gitte Clausen.
Alle medarbejdere har incitament til at få arbejdstidsplanen til at gå op
Første trin var et kursus i det rent praktiske om, hvordan man skulle taste timer ind i det nye it-system, som er webbaseret.
– Nu var det ikke vagter mere. De skulle tænke helt anderledes – “Hvornår kunne jeg tænke mig at komme på arbejde”. De skulle ikke tænke i 7-15, 15-23 eller 23 -7 treholdsskift, siger hun.
Selve vagtplanlægningen foregår i tre faser – der ønskes, der pusles på plads og til sidst låses planen. I ønskefasen skriver man sine ønsker ind for hver dag, og medarbejderne kan lave såkaldte Veto-dage, som er dage, hvor de absolut ikke vil på arbejde. Systemet fortæller også, hvad der kommer ud på lønsedlen, såfremt ønskerne går igennem.
I puslefasen kan man se hinandens ønsker – og se hvordan det passer sammen med behovskurven, som er lagt ud fra, hvornår beboerne ønsker at komme op og hvilke aktiviteter, der er.
Nogle gange passer det, som vinden blæser.
– Så skal man ind og tale sammen og samarbejde om: Hvem rykker sig? Medarbejderne har selv ansvaret for at vagtplanen går op. Det er hele essensen i det – og det er genialt, mener Gitte Clausen.
Alle medarbejdere har nemlig en interesse i at planen er gået op, inden den bliver låst, for ellers skal koordinator Lillian Nielsen pålægge folk at gå på arbejde. Og der er ingen, der har interesse i at få pålagt en vagt, de ikke selv har bedt om.
Sjældent behov for afløsere
Det bliver sjældnere og sjældnere at planen ikke går op, og efterhånden er det kun i ferieperioder at plejecentret har brug for afløsere. En del af succesen tilskrives de pusle-grupper med skiftende besætning, som mødes hver uge.
Arbejder medarbejderne for meget i en periode, sparer de timer op i en timebank, hvor det også er muligt at være i underskud. Op til 100 timer i plus – eller 50 timer i minus.
På Stillinge Plejecenter kender personalet nu kun deres arbejdstid halvanden uge frem. Før i tiden var det et krav, at de fik vagtplanen 4 uger før. Og det har givet endnu mere fleksibilitet.
Fokus på kulturændring fra start
Processen har været spændende og positiv, men også udfordrende, især for nogle.
– Det har været vigtigt for os at sætte fokus på kulturændringen fra starten. Tale om hvad det er, vi kan med det her, og hvilke muligheder det giver os i dagligdagen, siger Gitte Clausen.
Derfor var hun og Lillian Nielsen ret hurtigt på banen med at definere, at det var samarbejdet, der skulle tales om og ikke selve it-systemet. At det var den positive ånd og give-og-tage-princippet, der skulle være det styrende.
– Det var svært for mange, og det kan det indimellem stadig være, for man har været vant til, at det gik efter en snor. Hvis man har været vant til at arbejde fra 7-15 tre dage om ugen, var det jo “mine” vagter, som der ikke var nogen andre, der skulle pille ved, fortæller Gitte Clausen.
Hvor nogle har været meget fleksible fra starten, er der også nogle som har valgt at køre videre med nogenlunde de samme vagter, som de altid har haft. Men efterhånden har næsten alle fået øje på fordelene ved at være åben for at hjælpe lidt med et par timer hist, så man selv kan få fri på andre tidspunkter.
Systemet har ændret stemningen
Kirke Stillinge Plejecenter har så gode erfaringer med den fri arbejdstidstilrettelæggelse, at de har valgt at køre videre med systemet. Sygefraværet er fx faldet:
– Før vi fik systemet, skulle vi som ledere være meget opmærksomme på, hvordan medarbejdere havde det, spotte om nogle havde brug for lidt frihed. Men nu kan vi se, at nogle af de lidt “sjove” sygedage er forsvundet. For nu kan man tage fri i stedet for, siger Gitte Clausen.
Det mest slående er dog, at ændringen kan mærkes i det daglige.
– Atmosfæren, trivslen og interessen for at komme på arbejde er en anden, end den var før, siger Gitte Clausen.
Hun mener, at det har en psykologisk betydning for indstillingen, at folk “selv har valgt det”.
– Vi hører ikke længere om morgenen: “Åh, jeg gider ikke i dag”. For nu har de selv valgt at komme på arbejde, siger Lillian Nielsen.
Bedre mulighed for at passe på sig selv
Systemet giver også bedre mulighed for at medarbejderne selv tager ansvar for at passe på deres helbred og dermed fastholdes længere: En ældre medarbejder, som reelt har brug for at restituere ved at have en dag fri, hver gang hun har arbejdet i to dage, har forladt sit gamle 3-2 rul (3 dage på arbejde, 2 dage fri). I stedet arbejder hun lidt længere per gang eller nogle gange i de sene aftentimer, så tillæggene giver det samme i lønudbetalingen.
Bedre kombination af fritids- og arbejdsliv
Alt i alt er medarbejderne meget tilfredse med, at de har fået meget mere frihed til selv at bestemme og at kunne kombinere deres fritidsliv med deres arbejdsliv. Samtidig har systemet givet en bedre dialog og mere samarbejde mellem medarbejderne.
Det nye system har også haft en positiv effekt på plejen, som nu med kort varsel kan indrette sig efter borgernes skiftende behov og spontane muligheder for fx ture ud af huset.
– Personalet har fået mere overskud i forhold til tunge borgere. De er blevet mere smilende og imødekommende, siger Gitte Clausen.
Succes kræver særlig kultur
Overordnet har hele projektet med de tre plejecentre opfyldt målene om medindflydelse og bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv. Men af flere grunde har Kirke Stillinge Plejecenter haft særlig succes med det.
Projektleder Tanja Hansen kan konkludere:
– Vi kan se, at succesen skyldes, at der har været en bestemt kultur. For at medarbejderne skal trives med det, kræver det fx en leder med gode sociale kompetencer, og at man i forvejen har et godt og tillidsfuldt arbejdsmiljø.
For at få det optimale ud af det, kræver det ifølge hende også at sammensætning af medarbejdernes aldersgrupper passer sammen. Der skal være nogle med børn, nogle med delebørn og nogle uden børn, så man har forskellige behov, der kan matches.